L'offboarding

Si les entreprises ont pris conscience de l'importance de l'onboarding dans le recrutement, et commencent à déployer et à investir pour des processus adaptés, l'offboarding est malheureusement délaissé. Pourtant, le départ d’un salarié est un moment clé dans la vie d’une organisation, qui peut être mal vécu s’il n’est pas bien préparé. Soigner l’offboarding de vos talents est donc primordiale pour eux comme pour vous et constitue un atout pour votre marque employeur. Mais comment réussir un offboarding, concrètement ?

Définition de l’Offboarding 

Il désigne la période précédant le départ, souhaité ou non, d'un salarié. Prendre soin de ses salariés depuis leurs arrivées jusqu'à leurs départs apportera de nombreux bénéfices à votre entreprise, en termes de réputation, de réseau mais aussi de performance.

De nos jours, il est très rare qu'un salarié construise sa carrière dans la même entreprise. Ne soyez donc pas déstabilisé si les talents vont et viennent de manière assez récurrente. Même s'il quitte votre entreprise, un collaborateur restera sûrement dans le même secteur d'activité. Vous avez donc tout intérêt à ce qu'il parle bien de vous à son réseau professionnel. Le monde du travail est petit et vous serez sûrement amené à le recroiser ou à travailler avec les mêmes prestataires. L'image de votre entreprise et la qualité de votre marque employeur sont donc en jeu. 

Par ailleurs, les réseaux sociaux et les divers sites d'avis comme Glassdoor, ou google avis, peuvent influer sur votre réputation et il vaudrait mieux pour vous que ce soit de façon positive. 

Comment mettre en place une stratégie d'offboarding réussie ?

Pour appliquer sa stratégie d’offboarding, un vrai travail doit être établi en amont. Chaque étape est à personnaliser et à adapter en fonction de votre structure et de vos objectifs. Cela dit, vous pouvez adopter certaines bonnes pratiques et éviter d’autres faux pas… On vous dit tous ce qu'il faut faire et tout ce qu'il faut surtout pas faire !

Ce qu’il faut faire

• Annoncer le départ : prévenez les autres salariés du départ de leur collègue avant que l’information ne circule de manière informelle. Ils apprécieront cette transparence et cette franchise. Afin de marquer positivement le moment du départ, vous pouvez d’ailleurs organiser un événement, un pot de départ, où tout le monde sera convié.
• Préparer la passation : mettre en place une période de passation entre la personne sortante et son successeur est le meilleur moyen d’assurer une continuité. L’idéal est un chevauchement entre les contrats des deux concernés. Si ce n’est pas possible, demandez au collaborateur partant de préparer un manuel sur ses missions, ses bonnes pratiques, et toutes les informations nécessaires à une prise de poste facilitée.
• Clôturer l’administratif : pensez au solde de tout compte, au remboursement des notes de frais, au certificat de travail et autres documents administratifs afin que le collaborateur puisse partir en toute sérénité.
• Rester en contact : maintenir le lien en prenant et donnant des nouvelles ou en invitant les anciens collaborateurs à certains événements est une façon d’entretenir et d'étendre le réseau de l’entreprise. Et c’est bon pour votre marque employeur, entre autres ! Exemples pêle-mêle : chaque année, P&G invite ses alumnis au siège de Facebook, L’Oréal organise un petit-déjeuner Mindfulness et Microsoft regroupe ses anciens pour Noël.‍

Ce qu’il faut pas faire

• Prendre les départs comme une attaque personnelle : il faut plutôt se dire que si le collaborateur fait ce choix, il a de bonnes raisons. Que ce soit un départ organisé ou une démission, ce n’est pas contre vous !‍
• Couper les ponts : cela tuerait le réseau potentiel qu’il représente. Il pourrait d’ailleurs lui-même revenir un jour dans l’entreprise, qui sait.‍
• Lésiner la passation : c'est l’étape la plus importante de l'offboarding. Elle donne tout d’abord de la visibilité au salarié sur ce que l’entreprise attend de lui d’ici son départ. Elle permet ensuite au manager d’anticiper et de réguler la charge de travail du reste de l’équipe. C’est au manager de coordonner la passation. Il doit en particulier veiller à ce que le collaborateur sur le départ ait le temps de s’y consacrer pour finaliser les tâches avant son départ. L'aider à documenter les actions en cours pour faciliter la reprise des dossiers par les autres membres de l’équipe et rédiger les processus utiles à la réalisation de ses missions pour le futur remplaçant.‍
• Récupérer le matériel et les codes d’accès de manière brutale : il est d’usage de reprendre tout le matériel prêté à l’arrivée du collaborateur et de lui couper les accès à tel ou tel outil ou base de données quand il s’en va. Le faire d’une manière trop nette, à la seconde où il met un pied en dehors des locaux, pourrait vous desservir… ‍
• Oublier qu’un ancien collaborateur est un ambassadeur de l’entreprise et que son avis positif ou négatif influe directement sur les futurs consommateurs, clients ou talents. De plus, son feedback est essentiel pour votre marque employeur et potentiellement faire mieux avec le nouveau collaborateur.

Un offboarding permet de créer le phénomène boomerang !

Il n’est désormais plus rare de voir des salariés quitter une entreprise pour y revenir quelque temps plus tard. Ceux qu’on appelle les « salariés boomerangs » sont la preuve qu’un processus d offboarding réussi peut fidéliser des talents sur le long terme. Il est donc primordiale prendre le temps de le travailler et de bien faire les choses !

La solution qu’Élinoï propose

En tant, qu'experts du recrutement, nous proposons une offre d’offboarding à destination des entreprises et des talents, pour accompagner les deux parties dans ce moment parfois compliqué et rendre cette transition fluide. 

Comment on s’y prend : 

1/ On accompagne les RH, CEO et  managers sur ces sujets et on travaille avec eux un discours rodé par écrit et par oral. Par exemple : 

• On leur propose des templates de mail pour bien expliquer la démarche.
• On organise avec eux des webinaires pour répondre à toutes les questions des collaborateurs.
• On communique en mode partenaires sur les réseaux sociaux.  

L’objectif ici : que les parties prenantes opérationnelles se sentent moins seules, plus écoutées et qu’on leur partage les bonnes pratiques pour faire les choses aux mieux. 

2/ On aide les talents à rebondir à leur manière et à leur rythme. On leur propose donc 3 parcours : 

•  Un parcours pour celles et ceux qui souhaitent rebondir rapidement et trouver un nouveau job au plus vite. Ils sont au clair sur ce qu’ils veulent faire et ont simplement besoin qu’on accélère le processus.
• Un parcours pour celles et ceux qui veulent un retour à l’emploi, mais qui ont besoin d’un peu plus de temps. Pour ceux qui veulent prendre des vacances, faire un bilan plus poussé, sauter le pas de changer de job ou de secteur.
• Un parcours pour ceux qui ont besoin d’une vraie pause. Ceux qui veulent saisir ce moment comme une opportunité de tout repenser. "Et si je me lançais finalement dans cette formation qui me titille depuis quelques années ?". "Et si je montais mon projet ?", etc. Un parcours pour ceux avec qui on prendra du temps pour les accompagner sur la durée.

Vous voulez en savoir plus ? Il suffit de cliquer ici.